サイボウズ Officeでは、メッセージの差出人と宛先のすべてのユーザーがひとつのメッセージのデータを参照しています。
そのため、自分の個人フォルダからメッセージを削除するだけでは、サイボウズ Officeからメッセージのデータを完全に削除することはできません。

サイボウズ Officeの容量削減などの目的で、メッセージのデータを完全に削除したい場合は、次のいずれかの方法を行ってください。
 

方法1： 差出人で受信者の個人フォルダからもメッセージを完全に削除する 方法2： すべてのユーザーが個人フォルダからメッセージを削除する 方法3： システム管理者でメッセージの一括削除を実行する

 

 方法1：差出人で受信者の個人フォルダからもメッセージを完全に削除する

個人フォルダの一覧画面または詳細画面から1件ずつごみ箱に移動する（ごみ箱機能有効時）、または1件ずつ削除する（ごみ箱機能無効時）際に「受信者の個人フォルダからも完全に削除する」を選択すると、メッセージのデータは完全に削除されます。

【ごみ箱機能有効時】


【ごみ箱機能無効時】



 方法2：すべてのユーザーが個人フォルダからメッセージを削除する

差出人、および宛先のすべてのユーザーが、個人フォルダの各フォルダやごみ箱からメッセージを削除するとメッセージのデータは完全に削除されます。

メッセージの詳細画面の「書き込み情報」または「閲覧状況」から、差出人や宛先のユーザーが該当のメッセージを削除しているかどうかを確認することができます。詳細は最新コメントの確認を参照してください。


 方法3：システム管理者でメッセージの一括削除を実行する

システム管理者でメッセージの一括削除を実行すると、メッセージのデータは完全に削除されます。
メッセージの一括削除についての詳細は、更新されていないメッセージの一括削除を参照してください。