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省略URL:https://faq.cybozu.info/alphascope/cybozu/web/office/Detail.aspx?id=2489
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メッセージのデータをサイボウズ Officeから完全に削除する方法を教えてください
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サイボウズ Officeでは、メッセージの差出人と宛先のすべてのユーザーがひとつのメッセージのデータを参照しています。
そのため、自分の個人フォルダからメッセージを削除するだけでは、サイボウズ Officeからメッセージのデータを完全に削除することはできません。
サイボウズ Officeの容量削減などの目的で、メッセージのデータを完全に削除したい場合は、次のいずれかの方法 を行ってください。
注意
- 削除したメッセージは、元に戻せません。削除しても問題ないか確認してから削除してください。
パッケージ版のサイボウズ Officeの場合、データのバックアップが可能です。
メッセージのデータを完全に削除する前に、事前にバックアップを取得することをご検討ください。
クラウド版のサイボウズ Officeの場合、メッセージのデータを含めたバックアップを取得することができません。
方法1:差出人で受信者の個人フォルダからもメッセージを完全に削除する
個人フォルダの一覧画面または詳細画面から 1件ずつごみ箱に移動する(ごみ箱機能有効時)、または 1件ずつ削除する(ごみ箱機能無効時)際に「受信者の個人フォルダからも完全に削除する」を選択すると、メッセージのデータは完全に削除されます。
【ごみ箱機能有効時】
【ごみ箱機能無効時】
方法2:すべてのユーザーが個人フォルダからメッセージを削除する
差出人、および宛先のすべてのユーザーが、個人フォルダの各フォルダやごみ箱からメッセージを削除するとメッセージのデータは完全に削除されます。
メッセージの詳細画面の「 書き込み情報」または「 閲覧状況」から、差出人や宛先のユーザーが該当のメッセージを削除しているかどうかを確認することができます。詳細は 最新コメントの確認を参照してください。
方法3:システム管理者でメッセージの一括削除を実行する
システム管理者でメッセージの一括削除を実行すると、メッセージのデータは完全に削除されます。
メッセージの一括削除についての詳細は、 更新されていないメッセージの一括削除を参照してください。
補足
- パッケージ版のサイボウズ Officeの場合、データを削除したあとに、データベースの最適化を実施することで、データベースが整理されてサーバーの空き容量を増やせる可能性があります。操作方法は、最適化の処理の実行を参照してください。
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