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省略URL:https://faq.cybozu.info/alphascope/cybozu/web/office10/Detail.aspx?id=2474
  FAQ番号:2474
一部のアプリケーションやデータのみ閲覧できるユーザーを追加できますか?
サイボウズ Officeでは、ユーザーを追加した後、個人に許可するアプリケーションの設定やアクセス権の設定を組み合わせることで、閲覧できる範囲を制限できます。

なお、使用を制限できないアプリケーションについては、アプリケーションメニューや、トップページのパーツを各ユーザーの個人設定から削除して、特定のアプリケーションのみ表示させることもできます。 

社外の方をユーザーとして追加して一部のデータのみ閲覧させたい場合や、出向・業務委託・アルバイトのメンバーなど、使用・閲覧できる範囲を限定したユーザーを追加したい場合は、必要に応じて以下の設定を行ってください。
 
アプリケーションの使用を制限する
各アプリケーションにて、閲覧できるデータを制限する
個人設定で、不要なアプリケーションメニューを非表示にしたり、不要なパーツを削除したりする
 

補足

アプリケーションの使用を制限する 

  1. システム設定画面にアクセスする
    クラウド版:システム設定画面にアクセスする
    パッケージ版:システム設定画面にアクセスする
     
  2. [+]詳細設定を開く をクリックする
    バージョン10.7以下のパッケージ版サイボウズ Officeをお使いの場合は、「詳細設定」タブをクリックします。
     
  3. 「カスタマイズ」セクションの「個人に許可するアプリケーション」をクリックする
     
  4. アプリケーションの使用を制限したいユーザーの「設定する」をクリックする
     
  5. 使用を許可しないアプリケーションのチェックボックスの選択を外す
     
  6. [設定する]をクリックする
操作方法の詳細は、次のマニュアルを参照してください。
クラウド版:各ユーザーに許可するアプリケーションの設定
パッケージ版:各ユーザーに許可するアプリケーションの設定
 

注意

  • 次のアプリケーションは、使用を制限することができません。 
    • 「個人フォルダ」の「メッセージ」 
    • 「個人フォルダ」の「メモ」 
    • 「メール」
    • 「タイムカード」 
    • 「ToDoリスト」 
 

各アプリケーションにて、閲覧できるデータを制限する 

サイボウズ Officeでは、次のアプリケーションでアクセス権を設定できます。
  • ​「スケジュール」
  • 「掲示板」
  • 「ファイル管理」
  • 「電話メモ」
  • 「アドレス帳」
  • 「カスタムアプリ」
お客様の運用に合わせて、各アプリケーションごとにアクセス権を設定してください。

上記のアプリケーションでアクセス権を設定する手順の詳細は、次のマニュアルを参照してください。
クラウド版:アクセス権で利用できるユーザーを制限したい
パッケージ版:アクセス権で利用できるユーザーを制限したい

また、ユーザーの所属に合わせて、「社員」「社外ユーザー」「アルバイト」などの組織を作成し、
アクセス権を組織単位で設定することもご検討ください。

組織を作成する手順、および組織にユーザーを所属させる手順の詳細は、次のマニュアルを参照してください。
クラウド版:組織を追加する所属ユーザーを変更する
パッケージ版:組織を追加する所属ユーザーを変更する
 

補足

  • 「報告書」や「プロジェクト」では、データを作成する際に、非公開に設定することができます。
    非公開に設定する手順については、次のマニュアルを参照してください。
  • 「個人フォルダ」のメッセージデータは、差出人と宛先に含まれるユーザーでのみ閲覧できます。
     
  • 「ワークフロー」の申請データは、申請者本人、経路の処理者に含まれるユーザー、および運用管理者でのみ
    閲覧できます。
     
  • 次のアプリケーションのデータは、ログインしているユーザーでのみ閲覧できます。
    • 「個人フォルダ」の「メモ」 
    • 「メール」
    • 「タイムカード」
       システム管理者であれば、全ユーザーのタイムカードデータを閲覧できます。
    • 「ToDoリスト」 
 

個人設定で、不要なアプリケーションメニューを非表示にしたり、不要なパーツを削除したりする 

◆不要なアプリケーションメニューを非表示にする
  1. 不要なアプリケーションメニューを非表示にしたいユーザーでログインし、ヘッダーの右側の[ユーザー名]をクリックする 
     
  2. [個人設定]をクリックする
    バージョン10.7以下のパッケージ版サイボウズ Officeをお使いの場合は、「詳細設定」タブをクリックします。
     
  3. 「カスタマイズ」セクションの「アプリケーションメニュー」をクリックする
     
  4. 「メニューの追加または変更」欄の「+追加する」をクリックする
     
  5. 「各アプリケーションへのリンク」を選択し、「アプリケーション」のドロップダウンリストから
    必要なアプリケーションを選択する
     
  6. [追加する]をクリックする
     
  7. 必要に応じて、手順4.~手順6.を繰り返す
     
  8. 「メニューの表示設定」欄の「アプリケーションメニューの表示方法を変更する」をクリックする
     
  9. 「システムで設定されているアプリケーションメニューを表示する」のチェックボックスの選択を外す
操作方法の詳細は、次のマニュアルを参照してください。
クラウド版:不要なメニューを非表示にする
パッケージ版:不要なメニューを非表示にする

◆不要なパーツを削除する
  1. 不要なパーツを削除したいユーザーでログインし、ヘッダーの右側の[ユーザー名]をクリックする
     
  2. [個人設定]をクリックする
    バージョン10.7以下のパッケージ版サイボウズ Officeをお使いの場合は、「詳細設定」タブをクリックします。
     
  3. 「カスタマイズ」セクションの「トップページ」をクリックする
     
  4. トップページのカスタマイズが無効になっている場合は、[有効にする]をクリックする
    バージョン10.7以下のパッケージ版サイボウズ Officeをお使いの場合は、この手順は不要です。
     
  5. 切り替えの確認画面で、[有効にする]をクリックする
    バージョン10.7以下のパッケージ版サイボウズ Officeをお使いの場合は、この手順は不要です。
     
  6. 不要なパーツの「削除する」をクリックする
     
  7. 確認画面で、[削除する]をクリックする
     
  8. 必要に応じて、手順6.~手順7.を繰り返す
操作方法の詳細は、次のマニュアルを参照してください。
クラウド版:パーツを削除する
パッケージ版:パーツを削除する
 

注意

  • 各ユーザーごとに設定する必要があります。システム管理者にて一括で設定することはできません。
     
  • 各ユーザーが個人設定を操作した場合、アプリケーションメニューやパーツを任意に追加できます。
    なお、個人設定を変更できないように制限することはできません。
 

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